La gestión de OJS 3.0: Software libre preferente para Editores

https://doi.org/10.3916/club-de-editores-029

Open Journal Systems (OJS) es un sistema de código abierto para Editores de revistas científicas que facilita la gestión y publicación de manuscritos en línea. Un modelo editorial altamente flexible, de descarga e instalación gratuita que, hoy, ya cuenta con su última versión (3.2.1-1, junio 2020), y que se ha consolidado entre más de 10.000 publicaciones en todo el mundo.

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¿Por qué emplear y actualizar a OJS 3?

La digitalización de las producción científica, así como la agilidad con que se administra actualmente la información en la Red, ostentan la creación de nuevos sistemas de gestión editorial que faciliten la labor del equipo. De modo que, en 2001, nace OJS como iniciativa de la Universidad de Columbia Británica, el Consejo de Investigación en Ciencias Sociales y Humanidades de Canadá, la Fundación Max Bell, la Pacific Press Endowment y la Fundación MacArthur con el proyecto Public Knowledge Project (PKP). Un sistema funcional caracterizado por su instalación local, su configuración y personalización, su administración de contenidos, su capacidad de indexación, su interfaz de lectura temática, su sistema de notificaciones, su integración de servicios académicos de publicación como CrossRef u ORCID, su soporte multilingüe y su soporte de procesamiento de artículos, suscripciones, pagos en línea, etc. Pero, ¿por qué los Editores deben apostar realmente por este sistema? Es más, ¿qué beneficios reporta la actualización respecto a su predecesor, el OJS 2?

Ventajas de la última versión

Además de las particularidades previamente mencionadas, la nueva versión de OJS 3.2 implementa una serie de mejoras que simplifican la tarea editorial y que se adicionan, respecto al anterior sistema, con:

  • Flujo de trabajo. Un modelo compuesto por cuatro fases de edición: envío, revisión, editorial y producción, a través del cual el equipo puede navegar sin necesidad de completar los pasos. Este sistema otorga máxima flexibilidad en cuanto a la capacidad de participación y rol de los usuarios.
  • Roles. Un apartado más sencillo, donde actualmente se pueden renombrar los permisos de cualquier usuario del sistema, añadir nuevos, etc.
  • Flexibilidad de acceso a funciones y tareas. Sin modificar el rol, se pueden atender a las tareas de los diferentes roles en el sistema, añadiendo mayor transparencia al sistema. 
  • Registro simplificado. Cualquier usuario puede participar en la revista registrándose con unos mínimos datos. La información requerida podrá ser personalizada por los Editores, atendiendo a su normativa.
  • Discusiones editoriales. La plataforma facilita un sistema de discusión (conversación) con todos los usuarios, que mantienen una comunicación centralizada y registrada en el sistema, generando un archivo esencial para auditorías y consultas. 
  • Interfaz personalizable. En este nuevo formato ya es posible disociar entre el modo visual de la revista (interfaz) y el sistema de gestión de manuscritos, por medio de plantillas y temas administrables. Así, cualquier usuario, independientemente de la revista a la que acceda, comprenderá los procesos editoriales del sistema y estará familiarizado con el entorno. 
  • Editor enriquecido y edición multilingüe. El nuevo sistema incluye un editor de contenido para formularios, módulos, páginas, etc. que facilita la edición de textos y otros elementos audiovisuales propios del contenido de la revista. Como complemento, incorpora la opción de trabajar con código HTML y la edición multilingüe directa (para la que se puede introducir todo el sistema de correspondencia en español/inglés de forma paralela).
  • Plugins. Aunque ya era se contaba con esta posibilidad en su versión original, el nuevo OJS 3 incorpora plugins adicionales, con una extensa posibilidad de formatos, gestores bibliográficos, estadísticas, etc.

La estructura y secciones de la web de la revista

https://doi.org/10.3916/club-de-editores-028

La web de una revista es su cara más visible, de ahí la importancia de crear un espacio amigable que se ajuste a las necesidades del usuario, ofreciendo una información precisa. Para ello es muy importante que tanto el contenido como el diseño se complementen mutuamente, garantizando así una buena usabilidad.

Dar a conocer toda la información con una estructura sencilla y una fácil navegación por la web es la clave para conseguir acercar nuestra revista a los lectores. Pero ¿cómo se consigue esto?

Es primordial que cuando un usuario accede por primera vez pueda encontrar rápidamente lo que busca, de ahí que en la Home  de la página deban estar visibles los aspectos clave de la revista. Si nos fijamos en la web de la Revista Comunicar observamos:

  • La cabecera con el nombre de la revista, su ISSN y su e-ISSN.
  • Un menú principal bajo la cabecera con enlace a la home y búsquedas, la temática o focus de la revista, el organigrama, las coediciones internacionales, la política de open access, y el acceso a las distintas versiones de la web en español, inglés, chino y brasileño a través de los iconos de sus banderas.
  • Incluye además un menú lateral a la izquierda con los aspectos más relevantes agrupados de una manera clara para facilitar la navegación. En este espacio encontramos los enlaces a: 1) Artículos (número actual, números anteriores, próximos números, artículos más citados, artículos en prensa y búsqueda); 2) Autores, con los distintos accesos a los apartados más relevantes para las personas que quieran publicar en la revista (normativa, envío de manuscritos, consejo de revisores, criterios de calidad, thesaurus para la consulta de palabras clave normalizadas, código ético de la revista, antiplagio y cómo citar según la última versión de APA); 3) Formación, que recoge tres blogs, Escuela de autores, Club de editores y Escuela de revisores, creados para ayudar a los autores, editores y revisores, respectivamente, con ideas y consejos para llevar a cabo su trabajo de la mejor manera posible;  4) Indizaciones, donde se puede consultar el factor de impacto de la revista actual y su evolución, las bases de indexación, las métricas de la revista y de los artículos, rankings, revistas JCR, etc. 5) Tienda, para la compra online; 6) Usuarios y su política de privacidad.
  • En el centro se encuentra la descripción de la revista y a la derecha en la parte superior bajo el menú principal todos los enlaces a las redes sociales en los que se encuentra Comunicar.
  • Y al final de la página, los datos de contacto.

Cumple así la página web con la estructura en forma de F que designa el patrón o itinerario aproximado que, según distintos estudios, sigue el ojo humano al visitar una web donde hay texto escrito: primero en horizontal a lo largo de la barra superior (donde hallamos el menú principal). A continuación, la mirada hace un recorrido vertical por la parte izquierda del texto, leyendo las primeras palabras y pasa a la línea siguiente (ahí encontramos los apartados sobre los artículos y los autores), posteriormente la mirada gira hacia la derecha en sentido horizontal, segunda línea de la F, donde están localizados en nuestra web la descripción de la revista y los enlaces a las redes y, finalmente, sigue bajando verticalmente por la izquierda, donde continúa el menú.

Se puede concluir que la web de la Revista Comunicar constituye un buen ejemplo, puesto que sigue los aspectos más destacados para conseguir su objetivo eficazmente, colocando el contenido en los sitios estratégicos y de forma clara.