Tradução: Lilian Ribeiro

COMUNICAR AUTORES
CORRESPONDÊNCIA COM EDITORES
CURTA. CONCISA. DIRETA.

Uma das questões mais complexas para os autores no processo editorial de um manuscrito é decidir quando e por que escrever aos editores de um periódico.

Em primeiro lugar, devemos ter em conta que muitos editores (e o pessoal da publicação como editores assistentes, coordenadores de monografias, membros do Conselho Científico, pessoal técnico, etc.) frequentemente compartilham a atividade da revista com suas obrigações docentes, de gestão e de investigação; ou seja, eles geralmente não são dedicados a essa atividade em tempo integral e dedicação exclusiva.

Tendo entendido isso, devemos levar em consideração que a correspondência com os editores é um recurso EXTRAORDINÁRIO. Alguns aspectos fundamentais para que a correspondência com os editores seja eficaz e cordial, são os seguintes:

1. Certifique-se de que o que você irá  perguntar  não  está respondido na página web da publicação. A maioria dos e-mails que são recebidos de autores que ainda não enviaram os artigos são geralmente sobre o assunto e o escopo da publicação, até mesmo enviando como anexo ao e-mail o rascunho do manuscrito para o editor lhe contar previamente se “entra” nas linhas da revista. Raramente será obtida uma resposta nesses casos, porque as revistass devem garantir que a revisão seja transparente e objetiva, princípios que poderiam ser comprometidos se um editor emite uma “aprovação” provisória. A melhor maneira de saber se um manuscrito é consistente com o assunto e o escopo da publicação é ler a seção “Sobre” da revista e, mais importante, acessar suas publicações. Na Revista Comunicar, a linha temática é claramente identificada nesta seção ad hoc.
2. A mensagem deve ser curta, concisa e direta: Se houver alguma dúvida de que a página da publicação não responde, ou é necessário entrar em contato com o editor para um aspecto específico (tempo excessivo de revisão, incidentes com o manuscrito, entre outros); Uma mensagem clara e direta será sempre apreciada. Vejamos o seguinte exemplo:

Prezado editor,

Saudações cordiais. Meu nome é Frank Torres, autor do manuscrito “Identidades no Instagram: Narrativas Contemporâneas em Estudantes de Jornalismo”, identificado com o Código 05567 e enviado em 30/10/2017. Tendo passado mais de 3 meses sem uma resposta sobre o processo de avaliação e verificando que a intranet ainda está “aguardando atribuição”, gostaria de lhe perguntar se há algum problema com o mesmo?

Agradeço antecipadamente por sua resposta.

3.Aguarde um tempo razoável para a resposta: Como já indicamos, os editores costumam compartilhar essa atividade com outras que também exigem muita atenção. Nesse sentido, um lapso de uma semana – hábil /laboral – é um período suficiente para se ter uma resposta. No entanto, tenha em mente os feriados e os períodos de verão do país de residência do editor.

4.No caso de co-autoria, verifique com o autor para correspondência (APC): Outro problema que frequentemente ocorre no caso de co-autores é que a revista manteve o processo de avaliação do autor informado sobre o processo de avaliação. declarou como APC (Autor Correspondente) e ele não compartilhou as informações com seus colegas. Desta forma, é sempre aconselhável que seja o autor declarado como APC que gerencia toda a correspondência com o editor da mesma conta de e-mail com a qual ele se registrou no sistema.

5.Não coloque uma cópia da sua mensagem para todos os membros da publicação: A correspondência com o editor deve ser única e exclusivamente para o endereço de e-mail indicado pela revista para estes casos. No caso da Revista Comunicar, todas as perguntas devem ser feitas para director@grupocomunicar.com

6. Use os meios fornecidos para se comunicar com os editores: Algumas plataformas de gerenciamento de manuscritos permitem consultar o pessoal da revista. Nesses casos, use somente emails externos quando o editor não tiver respondido após um tempo razoável.

Tendo em conta as 6 recomendações referidas, exporemos a título enunciativo – mas  não restritivo – casos normais de correspondência com os editores:

• Excesso do prazo declarado pela publicação para revisão de artigo. No caso da Revista Comunicar, o limite para a estimativa / rejeição editorial não excede 30 dias, enquanto que para o processo de revisão, o limite máximo é de 150 dias (ver Código de Ética).
• Falhas técnicas no sistema. Embora tenhamos de verificar se a falha ao tentar acessar ocorre apenas com o nosso computador, se é um erro do nosso navegador ou é um erro temporário por mudanças na web. Recomenda-se que, antes de relatar esses problemas técnicos, aguarde pelo menos 12 horas.
• Diferenças com as opiniões dos revisores. Embora o processo de avaliação do manuscrito geralmente esteja apenas nas mãos dos revisores (para garantir objetividade, imparcialidade e transparência), pode haver divergência entre as opiniões dos revisores. Essa via não é recomendada quando todos os revisores decidem não publicar, mas quando alterações menores ou maiores são solicitadas.
• Respostas para perguntas que não são declaradas no site da revista.
• Solicitar cartas de aceitação do manuscrito ou certificados de revisão.

* Nota 1: Nas revistas com grande número de trabalhos, há coeditores, coordenadores ou secretários encarregados da correspondência. Sempre verifique se esta tarefa não está atribuída a outra pessoa antes de escrever para o editor.

* Nota 2: Agradecimentos especiais a Rafael Repiso por algumas sugestões para este post.